Trong bối cảnh chi phí vận hành ngày càng tăng, việc tìm kiếm một công cụ phần mềm kế toán miễn phí vừa đủ mạnh, vừa dễ sử dụng đóng vai trò then chốt giúp SMEs tối ưu hóa quy trình tài chính mà không làm đội chi phí. Bài viết sau đây sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan, đồng thời gợi ý Top 10 giải pháp kế toán miễn phí tốt nhất năm 2025.
Mục lục
1. Vì sao nên dùng phần mềm kế toán miễn phí?
Trong bối cảnh chi phí vận hành liên tục tăng cao, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) cần tìm giải pháp tự động hóa nghiệp vụ kế toán nhưng vẫn tiết kiệm ngân sách. Thay vì mua bản quyền hàng triệu đồng hoặc thuê ngoài dịch vụ kế toán trọn gói, bạn có thể bắt đầu với:
- Excel với template kế toán tự động (phần mềm kế toán Excel miễn phí), vừa quen thuộc vừa hỗ trợ tạo mẫu báo cáo tài chính cơ bản.
- Các ứng dụng kế toán doanh nghiệp mã nguồn mở, cho phép custom thêm module khi công ty phát triển.
Nhờ đó, chủ doanh nghiệp tận dụng được phần mềm kế toán đơn giản để ghi nhận thu chi, quản lý công nợ, tồn kho… mà không phải gánh thêm chi phí bản quyền hay bảo trì.
2. Tiêu chí lựa chọn “phần mềm kế toán miễn phí” phù hợp
Khi cân nhắc tải về hoặc cài đặt phần mềm kế toán miễn phí, bạn nên chú ý:
- Đầy đủ chức năng kế toán: từ kế toán tổng hợp, kế toán kho – công nợ, đến kế toán lương – BHXH.
- Hỗ trợ lập báo cáo tài chính chuẩn VAS: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Tích hợp hóa đơn điện tử và kết nối nhanh với HTKK, eTax.
- Khả năng mở rộng: tích hợp với ERP, CRM hoặc đa chi nhánh – đa tiền tệ khi doanh nghiệp phát triển.
- Giao diện dễ dùng: giúp nhân viên kế toán mới tiếp cận nhanh, giảm thời gian đào tạo.
- Bảo mật & phân quyền: tránh lẫn lộn dữ liệu giữa các bộ phận.
- Cập nhật thường xuyên theo các chuẩn mực kế toán Việt Nam và luật thuế mới nhất.
3. Top 10 phần mềm kế toán miễn phí tốt nhất 2025
Dưới đây là 10 giải pháp phần mềm kế toán miễn phí được cộng đồng SMEs đánh giá cao:
3.1 Excel với template kế toán tự động
Loại: “phần mềm kế toán Excel miễn phí”, “mẫu báo cáo tài chính”
- Ưu điểm: Sẵn có trong Office, không cần cài thêm, dễ dàng thay đổi công thức, in ấn báo cáo.
- Tính năng: Nhập liệu hóa đơn đầu vào/ra, quản lý thu chi, in sổ quỹ, tự động tổng hợp số liệu vào mẫu báo cáo tài chính.
- Dành cho: Hộ kinh doanh cá thể, startup mới thành lập muốn dùng thử phần mềm kế toán hộ kinh doanh.
3.2 Manager.io
Loại: “phần mềm kế toán ERP miễn phí”, “ứng dụng kế toán doanh nghiệp”
- Ưu điểm: Mã nguồn mở, chạy offline/online, cài được trên Windows, macOS và Linux.
- Tính năng: Kế toán tổng hợp, quản lý tài sản cố định, công nợ, kho, phân tích lãi lỗ, lập hóa đơn, kết xuất báo cáo Excel/PDF.
- Dành cho: Doanh nghiệp nhỏ cần phần mềm kế toán trọn gói miễn phí với khả năng mở rộng module.
3.3 Akaunting
Loại: “phần mềm ERP miễn phí”, “phần mềm quản lý tài chính”
- Ưu điểm: Giao diện web, đa ngôn ngữ, plugin phong phú cài thêm tính năng.
- Tính năng: Hóa đơn tự động gửi email, quản lý ngân sách, công nợ, báo cáo tùy chỉnh, theo dõi chi phí dự án.
- Dành cho: Startup và SMEs muốn tích hợp phần mềm kế toán cho startup, quản lý tài chính toàn diện.
3.4 GnuCash
Loại: “phần mềm kế toán cá nhân miễn phí”, “phần mềm kế toán đơn giản”
- Ưu điểm: Mã nguồn mở, nhẹ, phù hợp cá nhân hoặc doanh nghiệp siêu nhỏ.
- Tính năng: Ghi sổ kép, báo cáo ký quỹ, kế toán đầu tư chứng khoán, quỹ hưu trí.
- Dành cho: Cá nhân, hộ kinh doanh nhỏ tìm giải pháp phần mềm kế toán đơn giản để tự quản lý tài chính.
3.5 Odoo Accounting (Community Edition)
Loại: “phần mềm ERP miễn phí”, “phần mềm kế toán cho startup”
- Ưu điểm: Tích hợp sẵn CRM, kho, mua hàng, bán hàng; mã nguồn mở để customize theo nhu cầu.
- Tính năng: Đối soát ngân hàng tự động, hạch toán đa công ty, đa tiền tệ, quản lý hóa đơn và thuế GTGT.
- Dành cho: Doanh nghiệp nhỏ đã quen dùng Odoo muốn thêm phần mềm kế toán online.
3.6 Moka Accounting
Loại: “phần mềm kế toán miễn phí tốt nhất”, “tải phần mềm kế toán miễn phí”
- Ưu điểm: Miễn phí gói cơ bản, giao diện trực quan trên web và mobile.
- Tính năng: Quản lý bán hàng, kho, công nợ, hóa đơn điện tử, lưu trữ chứng từ đám mây.
- Dành cho: SMEs muốn nhanh chóng cài đặt, dễ tải phần mềm kế toán miễn phí và bắt đầu ngay.
3.7 SSE Accounting
Loại: “phần mềm kế toán trọn gói miễn phí”, “phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ”
- Ưu điểm: Chạy online, tự động sao lưu, tích hợp trực tiếp HTKK.
- Tính năng: Tổng hợp số phát sinh, giá thành, công nợ, quản lý hóa đơn điện tử.
- Dành cho: Doanh nghiệp nhỏ cần gói phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ đầy đủ nghiệp vụ.
3.8 LinkQ
Loại: “phần mềm kế toán đa chi nhánh”, “phần mềm kế toán đa tiền tệ”
- Ưu điểm: Cơ sở dữ liệu SQL, hỗ trợ quản lý nhiều chi nhánh, ngoại tệ.
- Tính năng: Phân tích quản trị theo nhiều chiều, kết xuất XML cho HTKK và TaxOnline.
- Dành cho: SMEs có kế hoạch mở rộng đa chi nhánh cần phần mềm kế toán đa tiền tệ.
3.9 3TSoft
Loại: “phần mềm kế toán công trình miễn phí”, “phần mềm kế toán 3TSoft”
- Ưu điểm: Dùng thử không giới hạn thời gian, tích hợp liền mạch với Excel.
- Tính năng: Kế toán công trình, giá thành, đối chiếu số liệu đa chiều, báo cáo tiến độ.
- Dành cho: Doanh nghiệp xây dựng nhỏ muốn thử phần mềm kế toán công trình miễn phí.
3.10 COSOFT Community Edition
Loại: “phần mềm kế toán TT133 miễn phí”, “phần mềm kế toán hộ kinh doanh”
- Ưu điểm: Hạch toán theo TT133/2016, QĐ48/2015 dành cho hộ kinh doanh và doanh nghiệp siêu nhỏ.
- Tính năng: Ghi sổ chứng từ không giới hạn, lập tờ khai thuế TNCN, GTGT, báo cáo quản trị đơn giản.
- Dành cho: Hộ kinh doanh cá thể, micro-entrepreneurs cần phần mềm kế toán hộ kinh doanh miễn phí.
4. Hướng dẫn cài đặt và khởi chạy nhanh
- Tải bộ cài hoặc clone GitHub
- Đối với mã nguồn mở (Manager.io, Akaunting…), clone về và chạy trên localhost hoặc server riêng.
- Với Excel template, tải file XLSX về và mở bằng Excel 2016 trở lên.
- Thiết lập cấu trúc ban đầu
- Nhập chart of accounts mẫu theo chuẩn VAS.
- Tạo tài khoản người dùng, phân quyền kế toán – quản trị.
- Nhập liệu mẫu
- Hóa đơn mua – bán, phiếu thu – chi, phiếu nhập – xuất kho.
- Cập nhật số dư đầu kỳ và số dư ngân hàng để đối soát nhanh.
- Xuất báo cáo
- Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Sử dụng chức năng kết xuất XML/Excel/PDF để nộp thuế qua HTKK hoặc eTax.
DỊCH VỤ KẾ TOÁN CHO DOANH NGHIỆP NHỎ
HƯỚNG DẪN LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH CHO DOANH NGHIỆP
5. Các lưu ý khi sử dụng phần mềm kế toán miễn phí
- Backup thường xuyên: Dù miễn phí, dữ liệu vẫn quý giá. Sử dụng tính năng sao lưu đám mây hoặc xuất file định kỳ.
- Cập nhật định kỳ: Chọn phần mềm có cộng đồng active để nhận bản vá, cập nhật chuẩn mực kế toán Việt Nam mới nhất.
- Phân quyền chặt chẽ: Tạo nhóm người dùng riêng cho kế toán, kho, bán hàng để tránh trộn lẫn nghiệp vụ.
- Rà soát báo cáo: Trước khi nộp thuế, kiểm tra kỹ số liệu công nợ, tồn kho, giá thành.
- Đào tạo nhân viên: Dù đơn giản, nhưng vẫn cần hướng dẫn quy trình nhập liệu chuẩn để đảm bảo chất lượng số liệu.
