“Khi tôi thành lập Xưởng Sách Mộc thủ công năm 2022, việc soạn hợp đồng lao động sao cho chặt chẽ đã giúp tôi tránh được hàng loạt rắc rối pháp lý khi nhân sự đầu tiên xin nghỉ trước hạn.”
Trong hành trình khởi nghiệp, dù chỉ với 3–5 nhân viên, bạn vẫn phải đảm bảo mỗi hợp đồng lao động đều minh bạch, hợp pháp và bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên. Dưới đây là quy trình từng bước, cùng những lưu ý chân thật từ kinh nghiệm thực tế, để bạn tự tin soạn thảo hợp đồng lao động cho công ty nhỏ.
Mục lục
1. Xác Định Loại Hợp Đồng Lao Động Cho Công ty Nhỏ Phù Hợp
Trước khi soạn, hãy chọn loại hợp đồng theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP:
- Không xác định thời hạn: Dùng cho nhân sự chủ chốt, gắn bó lâu dài.
- Xác định thời hạn (tối đa 36 tháng): Thích hợp dự án, thời vụ hoặc giai đoạn thử việc kéo dài.
- Hợp đồng ngắn hạn (<1 tháng): Mặc dù pháp luật cho phép thỏa thuận miệng, tôi vẫn khuyến nghị lập văn bản để tránh hiểu lầm sau này.
Chú ý: Chỉ được gia hạn hợp đồng xác định thời hạn một lần duy nhất. Sau lần gia hạn thứ hai, bắt buộc ký hợp đồng không thời hạn.
2. Bố Cục Hợp Đồng Lao Động cho Công Ty Nhỏ: “Khung Xương” Cần Có
Cách soạn thảo hợp đồng lao động cho công ty nhỏ:
- Thông tin các bên
- Người sử dụng lao động: Tên công ty, địa chỉ trụ sở, mã số doanh nghiệp, tên và chức vụ người đại diện.
- Người lao động: Họ tên, ngày sinh, CMND/CCCD hoặc hộ chiếu, địa chỉ thường trú, mã số thuế (nếu có).
- Trường hợp người nước ngoài: bổ sung giấy phép lao động, nơi cấp, thời hạn hiệu lực.
- Chức danh & mô tả công việc
- Ghi rõ vị trí (Ví dụ: “Nhân viên Marketing online”), nhiệm vụ chính, KPIs cơ bản nếu có.
- Thời hạn & thử việc
- Ví dụ: “Hợp đồng có thời hạn từ 01/06/2025 đến 31/05/2026”; thử việc tối đa 2 tháng, mức lương thử việc ≥85% lương chính thức.
- Địa điểm làm việc
- Cụ thể: “Văn phòng Công ty tại 123 Nguyễn Trãi, Q.1, TP.HCM” hoặc “Kết hợp văn phòng và work-from-home theo quy định nội bộ”.
- Thời giờ làm việc & nghỉ ngơi
- 8 giờ/ngày, 5 ngày/tuần; nghỉ giữa ca 1 giờ.
- Ghi rõ số ngày nghỉ lễ, tết, phép năm theo luật.
- Lương & phụ cấp
- Lương cơ bản (VNĐ/tháng hoặc VNĐ/giờ).
- Phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại…
- Thưởng hiệu suất, thưởng lễ tết (nếu có).
- Bảo hiểm & phúc lợi
- Tỷ lệ đóng BHXH, BHYT, BHTN theo luật.
- Các phúc lợi thêm: bảo hiểm tai nạn, du lịch hằng năm…
- Quyền & nghĩa vụ
- Người lao động: chấp hành nội quy, bảo mật thông tin, …
- Người sử dụng lao động: đảm bảo điều kiện làm việc, trả lương đúng hạn, hỗ trợ đào tạo…
- Chấm dứt hợp đồng
- Các trường hợp: hết hạn, thỏa thuận, đơn phương (báo trước 30–45 ngày tùy loại hợp đồng).
- Nghĩa vụ thanh toán lương, phép chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc…
- Giải quyết tranh chấp
- Ưu tiên thương lượng, hòa giải tại công ty.
- Nếu không thành, đưa Phòng Lao động hoặc Tòa án giải quyết.
3. Minh Bạch & Tránh “Bẫy” Pháp Lý
- Không đưa điều khoản trái luật: nghỉ phép ít hơn 12 ngày/năm, lương thấp hơn mức tối thiểu vùng… sẽ vô hiệu hoặc bị phạt (Nghị định 12/2022/NĐ-CP: phạt 2–5 triệu đồng với dưới 10 lao động).
- Cập nhật văn bản mới: Mức lương tối thiểu vùng, thời giờ làm thêm giờ, chính sách BH… thay đổi hàng năm.
- Kiểm tra số liệu & ngôn từ: Tránh lỗi đánh máy, con số “nhầm lẫn” có thể dẫn đến tranh chấp.
Kinh nghiệm cá nhân: Tôi từng sửa lại hợp đồng cho Xưởng Sách Mộc sau khi Nghị định 06/2023 bổ sung quy định mới về làm thêm giờ; nếu không cập nhật, tôi sẽ phải trả chế độ tăng ca sai cho nhân viên.
4. Lưu Trữ & Theo Dõi
- In 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản có dấu, chữ ký đầy đủ.
- Lưu bản cứng và file scan trong hồ sơ nhân sự.
- Khi thay đổi lương, vị trí hoặc quy định pháp luật, soạn phụ lục hoặc hợp đồng mới.
5. Checklist Nhanh
- Chọn loại hợp đồng phù hợp (vô hạn, có hạn, ngắn hạn).
- Thu thập thông tin đầy đủ của hai bên.
- Trao đổi miệng & ghi nhận thỏa thuận: công việc, lương, phụ cấp.
- Soạn thảo hợp đồng theo 10 mục “khung xương” phía trên.
- Rà soát kỹ: luật định, số liệu, chính tả.
- Ký kết: 2 bản, chữ ký, dấu.
- Lưu trữ & cập nhật khi có thay đổi.
Kết Luận
Soạn thảo hợp đồng lao động cho công ty nhỏ là nền tảng chuyên nghiệp và pháp lý vững chắc. Hãy tận dụng kinh nghiệm thực tế, thường xuyên cập nhật quy định và làm việc với chuyên gia pháp lý khi cần. Khi mỗi bản hợp đồng đã hoàn thiện, bạn sẽ an tâm tập trung vào phát triển kinh doanh, còn nhân viên sẽ cảm thấy được tôn trọng và rõ ràng ngay từ ngày đầu tiên.
