Giới thiệu: Chi nhánh (branch) là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của công ty mẹ. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh có nhiệm vụ như một “đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp” và ngành nghề kinh doanh của chi nhánh phải trùng khớp với ngành nghề của doanh nghiệp mẹ. Trong khi đó, văn phòng đại diện chỉ có nhiệm vụ đại diện cho lợi ích của công ty, không được tiến hành hoạt động kinh doanh trực tiếp. Đối với nhà đầu tư nước ngoài, quyền thành lập chi nhánh tại Việt Nam được quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP: “thương nhân nước ngoài được thành lập Chi nhánh của mình tại Việt Nam theo cam kết trong các điều ước quốc tế” nhưng không được thành lập nhiều hơn một chi nhánh cùng tên tại mỗi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Việc mở chi nhánh giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường bản địa, thương thảo hợp đồng và thực hiện hoạt động kinh doanh hạn chế theo quy định. Bài viết dưới đây cung cấp hướng dẫn chi tiết về điều kiện và thủ tục thành lập chi nhánh công ty vốn nước ngoài, bao gồm các quy định pháp lý, hồ sơ cần thiết, trình tự thực hiện, thời gian cấp phép và chi phí liên quan.
Mục lục
Điều kiện thành lập chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam
Để được cấp Giấy phép thành lập chi nhánh, thương nhân nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện theo Điều 8 Nghị định 07/2016/NĐ-CP:
- Thương nhân nước ngoài hợp pháp: Công ty/pháp nhân nước ngoài phải được thành lập và đăng ký kinh doanh hợp pháp tại nước sở tại (hoặc là thành viên của một điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia).
- Thời gian hoạt động tối thiểu: Doanh nghiệp nước ngoài đã hoạt động ít nhất 05 năm kể từ ngày thành lập/đăng ký. Đồng thời, nếu Giấy đăng ký kinh doanh (hoặc giấy tờ tương đương) có ghi thời hạn hoạt động, thì thời hạn đó phải còn ít nhất 01 năm kể từ ngày nộp hồ sơ.
- Ngành nghề phù hợp cam kết: Hoạt động dự kiến của chi nhánh tại Việt Nam phải phù hợp với cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam trong các điều ước quốc tế liên quan và phù hợp với ngành nghề của doanh nghiệp mẹ. Nếu ngành nghề chi nhánh không nằm trong cam kết của Việt Nam hoặc doanh nghiệp mẹ không thuộc quốc gia tham gia điều ước đó, việc thành lập phải được Bộ trưởng cơ quan quản lý chuyên ngành chấp thuận.
- Quy định tối đa chi nhánh: Một thương nhân nước ngoài chỉ được mở tối đa một chi nhánh với cùng tên tại mỗi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Như vậy, trước khi tiến hành thành lập chi nhánh, doanh nghiệp nước ngoài cần kiểm tra kỹ các điều kiện trên và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định.
Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty nước ngoài
Hồ sơ xin Giấy phép thành lập chi nhánh tại Việt Nam bao gồm các tài liệu chủ yếu sau (theo Điều 12 Nghị định 07/2016):
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương (do đại diện có thẩm quyền của công ty nước ngoài ký).
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh (hoặc giấy tờ tương đương) của công ty mẹ (đã được dịch sang tiếng Việt và hợp pháp hóa lãnh sự).
- Văn bản cử/bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh (bằng tiếng Việt hoặc kèm bản dịch, có công chứng/chứng thực theo quy định).
- Báo cáo tài chính kiểm toán gần nhất của công ty mẹ hoặc văn bản xác nhận thực hiện nghĩa vụ tài chính (thuế, tài chính) của cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài. Văn bản này chứng minh công ty mẹ vẫn đang hoạt động bình thường.
- Điều lệ hoạt động của chi nhánh (bằng tiếng Việt, có công chứng).
- Chứng minh nhân dân/hộ chiếu của người đứng đầu chi nhánh (bản sao hợp lệ và có dịch thuật nếu cần).
- Chứng từ về địa điểm đặt trụ sở chi nhánh: Ví dụ bản sao hợp đồng thuê văn phòng, biên bản ghi nhớ đặt trụ sở, hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng địa điểm. Tài liệu này chứng minh địa điểm đủ điều kiện làm trụ sở chi nhánh.
- Văn bản ủy quyền (nếu có): Nếu công ty nước ngoài ủy quyền cho cá nhân khác nộp hồ sơ và thực hiện thủ tục.
Tất cả các tài liệu nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định Việt Nam. Nhà đầu tư cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, hợp lệ để tránh phải bổ sung nhiều lần.
Thủ tục cấp phép thành lập chi nhánh nước ngoài
Cơ quan cấp phép: Bộ Công Thương là cơ quan chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập chi nhánh cho thương nhân nước ngoài.
Trình tự thực hiện: Theo Điều 13 NĐ 07/2016 và hướng dẫn của Bộ Công Thương, quy trình như sau:
- Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nước ngoài nộp trực tiếp, gửi qua bưu điện hoặc nộp trực tuyến hồ sơ tại Bộ Công Thương.
- Kiểm tra hồ sơ: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ, Bộ Công Thương kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ. Nếu thiếu hoặc không hợp lệ, Bộ sẽ yêu cầu bổ sung (chỉ được yêu cầu tối đa 01 lần trong quá trình thụ lý hồ sơ).
- Xét duyệt và cấp phép: Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi nhận được đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Công Thương cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép thành lập chi nhánh, có văn bản nêu rõ lý do nếu từ chối.
- Công bố thông tin: Trong vòng 15 ngày kể từ ngày cấp phép, Bộ Công Thương sẽ công bố thông tin về chi nhánh trên cổng thông tin điện tử của Bộ.
Trường hợp đặc biệt: Nếu nội dung hoạt động của chi nhánh không phù hợp với cam kết của Việt Nam (hoặc công ty mẹ không thuộc quốc gia ký kết điều ước), và ngành nghề đó chưa có quy định chuyên ngành thì thủ tục sẽ kéo dài thêm. Cụ thể, Bộ Công Thương sẽ gửi văn bản xin ý kiến của cơ quan quản lý chuyên ngành trong 03 ngày, cơ quan này có 05 ngày để trả lời, sau đó trong 05 ngày Bộ Công Thương mới quyết định cấp phép.
Thời gian hoàn thành: Như vậy, tổng thời gian giải quyết thường là 10 ngày làm việc (3 ngày kiểm tra + 7 ngày cấp phép) trong trường hợp hồ sơ hoàn chỉnh, hoặc có thể kéo dài khoảng 15-25 ngày nếu cần lấy ý kiến cơ quan chuyên ngành.
Thời hạn và chi phí cấp phép
Thời hạn giấy phép: Giấy phép thành lập chi nhánh được cấp với thời hạn tối đa 05 năm, nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ (nếu có quy định thời hạn). Sau khi hết hạn, chi nhánh có thể gia hạn; giấy phép cấp lại sẽ có thời hạn bằng với thời hạn giấy phép cũ.
Chi phí liên quan: Theo quy định hiện hành, việc cấp Giấy phép thành lập chi nhánh cho doanh nghiệp nước ngoài không thu phí từ doanh nghiệp. Do đó, chi phí trực tiếp chủ yếu phát sinh từ việc dịch thuật, công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu và chi phí nhờ tư vấn (nếu có). Ngoài ra, sau khi thành lập, chi nhánh sẽ chi trả các chi phí cho việc khắc con dấu, mua chữ ký số, mua hóa đơn điện tử và các nghĩa vụ tài chính như kê khai, nộp thuế theo quy định.
Các trường hợp không được cấp phép và lưu ý
- Không đáp ứng điều kiện: Bộ Công Thương sẽ không cấp phép nếu doanh nghiệp nước ngoài không đáp ứng đầy đủ điều kiện thành lập chi nhánh.
- Hồ sơ không hợp lệ: Hồ sơ thiếu sót, không đúng quy định mà không kịp bổ sung theo yêu cầu cũng dẫn đến bị từ chối.
- Bị thu hồi trong 2 năm: Doanh nghiệp bị thu hồi giấy phép thành lập chi nhánh trước đó và trong 2 năm chưa hết thời hạn này thì không được cấp phép lại.
- Ngành nghề hạn chế: Một số ngành, nghề liên quan đến quốc phòng, an ninh, đạo đức xã hội, sức khỏe cộng đồng… có thể cấm hoặc hạn chế thành lập chi nhánh công ty nước ngoài theo quy định.
Sau khi có giấy phép: Chi nhánh của công ty nước ngoài phải thực hiện các bước đăng ký và tuân thủ quy định khác như: khắc con dấu riêng (dấu tròn), đăng ký mua hóa đơn điện tử, đăng ký mã số thuế, lập báo cáo kê khai thuế theo quý và báo cáo tài chính năm. Mỗi năm trước ngày 30/01, chi nhánh phải gửi báo cáo hoạt động năm trước (theo mẫu BC-2 ban hành kèm Thông tư 11/2016/TT-BCT) đến Bộ Công Thương. Người đứng đầu chi nhánh có trách nhiệm quản lý và báo cáo hoạt động của chi nhánh trong phạm vi được ủy quyền(ghi nhớ trách nhiệm pháp lý tương tự đại diện theo ủy quyền).
Tóm lại, để thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh công ty vốn nước ngoài, nhà đầu tư cần chuẩn bị kỹ càng từ khâu xem xét điều kiện pháp lý, soạn thảo hồ sơ đầy đủ đến thực hiện đúng trình tự nộp và xử lý hồ sơ.Với sự chuẩn bị tốt và tuân thủ quy định, việc xin giấy phép chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam thường diễn ra nhanh chóng (trong vòng 10-15 ngày làm việc). Chú ý các quy định về ngành nghề cam kết và nghĩa vụ báo cáo sau khi thành lập để đảm bảo chi nhánh hoạt động hợp pháp và hiệu quả tại Việt Nam.
Việc mở chi nhánh tại Việt Nam là một trong những hình thức đầu tư trực tiếp phổ biến của doanh nghiệp nước ngoài. Quá trình này đòi hỏi tuân thủ điều kiện thành lập và thủ tục pháp lý nghiêm ngặt theo quy định. Bằng cách nắm rõ quy định và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp sẽ thuận lợi xin cấp phép và nhanh chóng triển khai hoạt động kinh doanh tại chi nhánh mới của mình.
