Khoảng năm 2014, tôi bắt đầu nhận hỗ trợ kế toán cho một người bạn mở công ty xây dựng nhỏ. Khi đó, cả hai đều nghĩ rằng việc kê khai thuế và làm sổ sách kế toán chỉ là “thủ tục cho có”. Mãi đến khi doanh nghiệp bạn tôi bị truy thu gần 70 triệu đồng vì sai lệch báo cáo, tôi mới nhận ra rằng: nghiệp vụ kế toán, dù là điều hành nội bộ hay thuê ngoài, đều là một phần sống còn của bất kỳ doanh nghiệp nào.
Từ đó đến nay, sau gần 10 năm làm dịch vụ kế toán cho hơn 500 khách hàng ở đủ ngành nghề, tôi rút ra được 9 lý do mà bất kỳ ai làm chủ doanh nghiệp cũng cần biết khi cân nhắc: “Có nên thuê dịch vụ kế toán hay không?”
Mục lục
- 1 1. Vì luật thuế không phải chuyện “rảnh thì đọc”
- 2 2. Không phải kế toán nào cũng biết “kê khai đúng luật mà vẫn tối ưu thuế”
- 3 3. Chi phí thuê dịch vụ rẻ hơn nhiều so với tuyển kế toán in-house
- 4 4. Vì “sai một ly” trong sổ sách là “đi một dặm” pháp lý
- 5 5. Báo cáo tài chính – không đơn giản là “file Excel” gửi cơ quan thuế
- 6 6. Một sai sót trong hóa đơn có thể khiến bạn mất toàn bộ chi phí
- 7 7. Khi có thanh tra thuế – bạn sẽ hiểu giá trị thật của một dịch vụ kế toán bài bản
- 8 8. Không phải doanh nghiệp nào cũng đủ điều kiện lập phòng kế toán nội bộ
- 9 9. Dịch vụ kế toán hiện đại không chỉ là “làm thay”, mà còn giúp bạn “hiểu đúng”
1. Vì luật thuế không phải chuyện “rảnh thì đọc”
Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ rằng họ có thể tự đọc các văn bản luật và làm theo. Nhưng thực tế là ngay cả những kế toán viên có chứng chỉ hành nghề cũng phải học liên tục mỗi quý để cập nhật các Thông tư, Nghị định mới.
Tôi từng gặp một doanh nghiệp sản xuất ở Bình Dương, chỉ vì sử dụng mẫu hóa đơn sai thời điểm theo Thông tư 78 mà bị loại toàn bộ chi phí đầu vào. Mức phạt gần 40 triệu đồng – nhiều hơn cả phí thuê dịch vụ kế toán trọn gói trong một năm!
2. Không phải kế toán nào cũng biết “kê khai đúng luật mà vẫn tối ưu thuế”
Tôi từng tiếp nhận một doanh nghiệp thương mại có doanh thu trên 5 tỷ nhưng không biết tận dụng khấu trừ thuế GTGT cho kho bãi thuê ngoài. Do không có người tư vấn, họ đã mất trắng khoản thuế hơn 60 triệu đồng mỗi năm trong suốt 3 năm.
Một dịch vụ kế toán chuyên nghiệp không chỉ là người “ghi sổ”, mà còn là người tư vấn cách tối ưu hợp lý, không vi phạm, nhưng giúp bạn giữ được nhiều tiền hơn.
3. Chi phí thuê dịch vụ rẻ hơn nhiều so với tuyển kế toán in-house
Tôi từng làm bảng so sánh chi phí cho một startup công nghệ tại Quận 3, TP.HCM. Nếu thuê kế toán tổng hợp, họ phải trả:
- Lương 9 – 12 triệu/tháng
- Phí bảo hiểm gần 3 triệu/tháng
- Phần mềm kế toán >5 triệu/năm
- Đào tạo, nghỉ phép, phụ cấp khác…
Tổng cộng hơn 160 triệu/năm.
Còn thuê dịch vụ kế toán trọn gói? Chỉ 48 – 60 triệu/năm, lại không lo nghỉ việc, sai sót hay bảo hiểm.
4. Vì “sai một ly” trong sổ sách là “đi một dặm” pháp lý
Một khách hàng trong ngành logistics từng nhập nhầm tỷ giá ngoại tệ đầu vào khiến lãi lỗ sai gần 300 triệu đồng. Nếu không có đội ngũ kiểm tra chéo sổ sách từ dịch vụ kế toán, sai sót này có thể dẫn đến phạt nặng khi quyết toán thuế.
Dịch vụ kế toán uy tín luôn có quy trình kiểm toán nội bộ – nghĩa là mỗi báo cáo đều được ít nhất 2 người kiểm tra. Điều này giúp bạn tránh các lỗi chết người mà doanh nghiệp thường không thấy ngay.
5. Báo cáo tài chính – không đơn giản là “file Excel” gửi cơ quan thuế
Nhiều người nghĩ chỉ cần nộp cho đúng hạn là xong. Nhưng thực ra, báo cáo tài chính chính là tấm gương phản chiếu sức khỏe doanh nghiệp.
Bạn không thể gọi vốn, vay ngân hàng hay tham gia đấu thầu nếu báo cáo tài chính của bạn rối rắm, không đúng form, không khớp dòng tiền.
Chúng tôi từng hỗ trợ một công ty logistics điều chỉnh lại 3 năm báo cáo cũ chỉ để đủ điều kiện vay gói ưu đãi 2 tỷ đồng từ ngân hàng VPBank.
6. Một sai sót trong hóa đơn có thể khiến bạn mất toàn bộ chi phí
Đây là lỗi phổ biến đến mức tôi thấy gần như 70% doanh nghiệp nhỏ đều mắc: sử dụng hóa đơn mua hàng không đủ điều kiện khấu trừ.
Ví dụ:
- Hóa đơn không có mã QR
- Người bán đã bỏ địa chỉ kinh doanh
- Không có hợp đồng hoặc phiếu giao hàng kèm theo
Chỉ một hóa đơn trị giá 20 triệu không hợp lệ cũng khiến bạn mất quyền khấu trừ 2 triệu thuế, mất luôn khoản chi phí hợp lý để tính thu nhập chịu thuế.
7. Khi có thanh tra thuế – bạn sẽ hiểu giá trị thật của một dịch vụ kế toán bài bản
Đã từng có khách hàng của tôi nhận quyết định kiểm tra sau hoàn thuế từ Chi cục Thuế TP Thủ Đức. Thời hạn chuẩn bị hồ sơ chỉ 5 ngày. Nếu không có đội kế toán đồng hành chuẩn bị từ trước, thì rất dễ bị kết luận “thiếu chứng từ” và bị truy thu.
Nhưng nhờ lưu trữ điện tử đầy đủ, phân loại chứng từ theo đúng quy định, họ không chỉ vượt qua đợt kiểm tra mà còn được hoàn thuế đúng hẹn.
8. Không phải doanh nghiệp nào cũng đủ điều kiện lập phòng kế toán nội bộ
Rất nhiều doanh nghiệp – nhất là hộ kinh doanh chuyển đổi lên – có doanh thu chưa tới 1 tỷ/tháng. Với quy mô đó, việc thuê kế toán riêng là không cần thiết mà còn lãng phí.
Dịch vụ kế toán thuê ngoài là lựa chọn hợp lý để:
- Không bỏ sót nghĩa vụ thuế
- Được hướng dẫn đầy đủ từng bước kê khai
- Có báo cáo đúng chuẩn để làm việc với ngân hàng
Bạn không cần hiểu hết mọi thứ, chỉ cần có người đồng hành đúng nghề và đúng tâm.
9. Dịch vụ kế toán hiện đại không chỉ là “làm thay”, mà còn giúp bạn “hiểu đúng”
Chúng tôi tặng kèm phần mềm kế toán miễn phí cho nhiều khách hàng nhỏ, giúp họ:
- Tự tra cứu doanh thu theo thời gian
- Xem tồn kho, dòng tiền trên app
- Biết tháng này nộp thuế bao nhiêu, còn tồn đọng gì
Sự minh bạch này giúp chủ doanh nghiệp an tâm hơn khi ra quyết định tài chính – thay vì “phó mặc” hết cho kế toán như trước đây.
